Datenschutzkonform suchen
Lookeen indexiert und durchsucht Ihre E-Mails und Dateien dort, wo sie liegen: in Ihrer eigenen Umgebung. Die Inhalte werden nicht an Lookeen übertragen – und wir haben keinen Zugriff darauf.
Ihre Daten bleiben bei Ihnen
Index in Ihrer Umgebung
Der Suchindex entsteht auf Ihrem Server oder Ihrem Rechner und bleibt dort. Er lässt sich mit BitLocker oder Hardware-Verschlüsselung schützen wie jedes andere Laufwerk.
Kein Zugriff durch Lookeen
Für alle Inhalte, die Lookeen Server indexiert, bleiben Sie Verantwortlicher. Sie verlassen Ihr Netz nicht, Lookeen GmbH kann sie weder einsehen noch abrufen.
Treffer nur für Berechtigte
Lookeen übernimmt die Rechte aus Active Directory, Dateisystem und Exchange. Jede Person findet nur, was sie ohnehin öffnen darf.
Zusatzdienste nur auf Wunsch
Cloud-KI oder Cloud-OCR sind optional und werden nur aktiv, wenn Ihr Administrator sie ausdrücklich einrichtet. Texterkennung und KI laufen auch lokal.
Brauche ich einen Auftragsverarbeitungsvertrag?
Einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO brauchen Sie, wenn ein Dienstleister personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet – etwa ein Cloud-Dienst, der Ihre Dokumente speichert und durchsucht.
Bei Lookeen Server und Lookeen Desktop (On-Prem) laufen Indexierung und Suche vollständig in Ihrer Umgebung. Die durchsuchten Inhalte werden nicht an uns übertragen, für die Suche selbst verarbeiten wir also keine Daten in Ihrem Auftrag. Anders ist es nur, wenn Sie optionale Cloud-Dienste wie eine externe KI oder Cloud-OCR aktivieren: Dann ist der jeweilige Anbieter in Ihre Datenschutzprüfung einzubeziehen.
Berufsgeheimnisträger und § 203 StGB
Kanzleien, Steuerberatungen, Arztpraxen und Kliniken dürfen Mandanten- und Patientengeheimnisse nicht unbefugt offenbaren. Jeder externe Dienstleister, der Einblick in diese Daten erhält, muss deshalb sorgfältig ausgewählt und zur Verschwiegenheit verpflichtet werden.
Weil Lookeen Server die Inhalte im eigenen Netz indexiert, gelangen sie bei der Suche zu keinem externen Dienstleister. Für Support-Sitzungen mit Bildschirmfreigabe gilt wie bei jedem IT-Dienstleister: Vereinbaren Sie vorab die Verschwiegenheit – sprechen Sie uns an.
Was Lookeen überträgt – und was nicht
Lookeen Server
Indexierte Inhalte: nie. Die optionale Versionsprüfung meldet nur die Versionsnummer und lässt sich abschalten. KI und OCR nutzen nur dann einen externen Anbieter, wenn Ihr Administrator ihn mit eigenen Zugangsdaten einrichtet.
Lookeen Desktop
Der Index bleibt auf dem Rechner. Für die Lizenzaktivierung werden Name, E-Mail-Adresse und Lizenzschlüssel verarbeitet. KI-Aktionen senden nur das Dokument, das Sie dafür auswählen, an den KI-Anbieter – und lassen sich ganz abschalten.
Lookeen Desktop (On-Prem)
Die auf Anfrage erhältliche Variante sendet keinerlei Daten nach außen: keine Cloud-KI, kein Cloud-Support, keine Online-Lizenzaktivierung.
Häufige Fragen
Ist Lookeen DSGVO-konform?
Lookeen ist so gebaut, dass Sie es datenschutzkonform einsetzen können: Index und Inhalte bleiben in Ihrer Umgebung, Treffer richten sich nach den bestehenden Berechtigungen, und optionale Cloud-Dienste werden nur aktiv, wenn Sie sie einrichten. Die Bewertung Ihres konkreten Einsatzes bleibt – wie bei jeder Software – bei Ihnen und Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Brauche ich für Lookeen einen AVV?
Für die Suche selbst in der Regel nicht: Lookeen Server und Lookeen Desktop (On-Prem) verarbeiten Ihre Inhalte ausschließlich in Ihrer Umgebung, sie werden nicht an Lookeen GmbH übertragen. Aktivieren Sie optionale Cloud-Dienste, beziehen Sie den jeweiligen Anbieter in Ihre Prüfung ein.
Dürfen Kanzleien und Steuerberatungen Lookeen einsetzen?
Ja. Weil Lookeen Server Mandantendaten im eigenen Netz indexiert, werden sie bei der Suche keinem externen Dienstleister offenbart. Mehr dazu auf unseren Seiten für Kanzleien und Steuerberatungen.
Wo liegt der Suchindex?
Auf Ihren eigenen Laufwerken: bei Lookeen Server auf dem Server in Ihrem Netzwerk, bei Lookeen Desktop auf dem jeweiligen Rechner. Sie entscheiden, wie er verschlüsselt und gesichert wird.
Kann ich die KI-Funktionen ohne Cloud nutzen?
Ja. Lookeen KI arbeitet mit Sprachmodellen in Ihrer eigenen Infrastruktur, Texterkennung läuft lokal mit Tesseract. Ihre Inhalte werden nie zum Training von KI-Modellen verwendet. Mehr unter KI mit lokalen Modellen.
Hilft Lookeen bei Auskunftsersuchen nach DSGVO?
Ja. Mit einer Suche über E-Mails, Archive und Dateiserver finden Sie schnell, wo Daten zu einer Person gespeichert sind – die Grundlage für eine Auskunft nach Art. 15 oder eine Löschung nach Art. 17 DSGVO. Mehr unter eDiscovery und Recherche.
Diese Seite gibt einen Überblick über die Datenflüsse von Lookeen und ersetzt keine Rechtsberatung.
Mehr dazu: Digitale Souveränität · On-Premises-Suche · Offline- und Air-Gap-Betrieb