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Der Lookeen Vault - Sichere Archivierung
Lookeen Vault archiviert E-Mails aus ausgewählten Postfächern automatisch auf einem Windows-Server in Ihrer Infrastruktur. Ihre IT legt fest, wie lange Nachrichten aufbewahrt und wann sie gelöscht werden. Mit Lookeen durchsuchen Sie aktuelle Postfächer und das Archiv gemeinsam.
Warum geschäftliche E-Mails archivieren?
Ob bei einer Betriebsprüfung, einer Kundenrückfrage oder einem Rechtsstreit: Mit Vault finden Sie archivierte Angebote, Zusagen und Belege auch dann, wenn die Nachricht aus dem Postfach gelöscht wurde. Vault bewahrt dafür eine eigene Kopie mit Anhängen auf.
Automatisch archivieren
Vault übernimmt verfügbare Nachrichten aus den eingerichteten Postfächern laufend im Hintergrund.
Unveränderlich
Vault soll archivierte Originale vor Überschreiben schützen und nachträgliche Veränderungen mit Integritätsprüfungen erkennbar machen.
Aufbewahrung und Löschung
Aufbewahrungsfristen legen Sie fest, passend zur jeweiligen Unterlagenart. Gelöscht wird erst nach Ablauf – nachvollziehbar protokolliert, auch für Löschpflichten nach DSGVO.
Legal Hold
Für eine Prüfung, einen Rechtsstreit oder eine interne Untersuchung frieren Sie E-Mails ein: Sie bleiben erhalten, auch wenn ihre Frist abläuft.
Protokoll und Prüferzugang
Wer was gesucht, geöffnet oder exportiert hat, steht im Audit-Log. Prüfer erhalten einen eigenen, rein lesenden Zugang.
Wiederherstellen und Export
Einzelne E-Mails stellen Sie ins Postfach zurück. Für Prüfungen exportieren Sie E-Mails als EML. Eine PDF-Kopie erleichtert das Lesen.
Einmal zentral eingerichtet. Automatisch archiviert.
1. Vault installieren
Ihre IT installiert Vault auf einem Windows-Server in Ihrem Unternehmen und verbindet ihn mit Exchange oder Microsoft 365.
2. Postfächer auswählen
Ihre IT legt fest, welche Postfächer Vault übernimmt. Die Archivierung läuft im Hintergrund. Mitarbeitende arbeiten wie gewohnt weiter.
3. Löschregeln festlegen
Ihre IT legt fest, wie lange E-Mails im Archiv bleiben und wann sie gelöscht werden. Eine aktive Aufbewahrungssperre schützt betroffene E-Mails über das Fristende hinaus.
Welche E-Mails müssen Sie aufbewahren?
Nach § 257 HGB und § 147 AO gelten regelmäßig sechs Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe, acht Jahre für Buchungsbelege und zehn Jahre für bestimmte Bücher und Abschlüsse. Maßgeblich ist der Inhalt. Bei einer E-Mail, die lediglich eine Rechnung übermittelt, ist regelmäßig der Rechnungsanhang aufzubewahren. Für personenbezogene Daten gelten zusätzlich die Anforderungen der DSGVO an Zweck und Speicherdauer.
Ein Archiv, mit dem man arbeiten kann
Ein Archiv ist nur so gut wie das, was man darin wiederfindet. Vault nutzt alles, was Lookeen Server schon kann.
Suche und Lookeen KI
Volltextsuche über E-Mails und Anhänge mit OCR, Filtern und Vorschau. Lookeen KI beantwortet Fragen über Jahre von Korrespondenz – mit Quellen.
Direkt in Outlook
Archivierte E-Mails finden Sie dort, wo Sie arbeiten: mit der Lookeen-Suchleiste und dem Lookeen-Bereich in Outlook und im Browser.
Mit Ihren Berechtigungen
Jeder sieht sein eigenes Archiv und das, worauf er Zugriff hat – über die Benutzer- und Rechteverwaltung der Lookeen-Plattform.
Auf Basis von Lookeen Server
Vault ist ein eigenes Produkt, nutzt aber die bewährte Technik von Lookeen Server – und bleibt komplett in Ihrer Hand.
Ein eigenes Produkt
Lookeen Vault ist ein eigenständiges Produkt mit eigener Lizenz. Es baut auf der Plattform von Lookeen Server auf und bringt sie mit – eine separate Lizenz für Lookeen Server brauchen Sie nicht.
In Ihrer Infrastruktur
Archiv, Index und Schlüssel bleiben bei Ihnen – auf Ihrem Windows Server, verschlüsselt gespeichert, Anhänge nur einmal abgelegt.
Für GoBD und DSGVO ausgelegt
Vollständigkeit, Unveränderlichkeit, Aufbewahrung und Auffindbarkeit: Vault ist auf die Anforderungen von GoBD und DSGVO an die E-Mail-Archivierung ausgelegt.
Häufige Fragen
Brauche ich dafür Lookeen Server?
Nein. Lookeen Vault ist ein eigenes Produkt auf Basis von Lookeen Server und bringt die Plattform mit. Eine separate Lizenz für Lookeen Server ist nicht nötig.
Werden auch gelöschte E-Mails archiviert?
Vault kann gelöschte Nachrichten übernehmen, wenn sie beim Abruf noch als wiederherstellbare Elemente verfügbar sind und die Quelle entsprechend eingerichtet ist.
Unterstützt Vault Journal-Archivierung?
Die Journalarchivierung ist für eine spätere Version geplant. Exchange erstellt dabei für Nachrichten im Umfang der Journalregeln einen Bericht mit der Originalnachricht und Zustellinformationen. Vault soll diese Berichte übernehmen. Beim laufenden Postfachabruf hängt die Erfassung davon ab, welche Nachrichten beim Abruf noch verfügbar sind.
Ist Vault GoBD-zertifiziert?
Die Finanzverwaltung erteilt keine GoBD-Zertifikate für Archivsoftware. Ein unabhängiges Testat kann Softwarefunktionen beurteilen. Maßgeblich für die Betriebsprüfung ist Ihr konkretes Archivierungsverfahren. Für Ihre Verfahrensdokumentation erläutern wir gern, wie Vault archiviert.
Wann ist Vault verfügbar?
Lookeen Vault ist in Entwicklung. Melden Sie Ihr Interesse an – wir melden uns, sobald Sie Vault testen können. Der Funktionsumfang kann sich bis zur Veröffentlichung noch ändern.
Vault als Erste testen
Sie archivieren heute mit einem anderen Werkzeug oder gar nicht? Sprechen Sie mit uns über Ihre Anforderungen – und testen Sie Vault, sobald es so weit ist.