Lookeen für Kanzleien
Schriftsätze, Korrespondenz und Anlagen zu einem Mandat liegen in Outlook, in PST-Archiven und auf Netzlaufwerken. Lookeen findet sie mit einer Suche – und lässt sich so betreiben, dass Mandantendaten Ihr Netzwerk nicht verlassen.
Typische Herausforderungen
Akten an vielen Orten
Zu einem Mandat gehören E-Mails, Anhänge, Entwürfe und Scans – verteilt auf Postfächer, Archive und Ablagen.
Fristen und Rückfragen
Wenn ein Mandant anruft, muss die richtige Fassung eines Schriftsatzes sofort auf dem Bildschirm sein.
Verschwiegenheit
Mandantendaten gehören nicht in fremde Clouds. Jede Software muss das respektieren.
So hilft Lookeen
Präzise nach Aktenzeichen suchen
Exakte Phrasen in Anführungszeichen, UND/ODER/NICHT, Platzhalter und Datumsfilter: So finden Sie ein Aktenzeichen, einen Namen oder eine Formulierung auch in großen Beständen.
E-Mails, Anhänge und Dokumente zusammen
Lookeen durchsucht Outlook, Exchange, PST-Archive sowie lokale und Netzlaufwerke – E-Mails samt Anhängen, Termine, Kontakte und Dateien in einer Trefferliste.
Treffer in der Vorschau
Word-, PDF- und Excel-Dateien öffnen sich in der Vorschau, die Suchbegriffe sind markiert. Doppelte E-Mails – etwa in Posteingang und Gesendet – werden zusammengefasst.
Mandate mit Tags ordnen
Versehen Sie E-Mails und Dokumente mit farbigen Tags und Kommentaren und finden Sie alles zu einem Mandat später mit #Mandat wieder.
Gescannte Unterlagen durchsuchbar
Mit OCR wird Text aus gescannten PDFs und Bildern durchsuchbar. Die Originaldateien bleiben unverändert; bei Lookeen Server läuft die Texterkennung auf Wunsch lokal.
Gemeinsame Postfächer im Team
Lookeen Server indexiert auch geteilte Postfächer und Öffentliche Ordner – jede Person sieht nur, worauf sie auch in Exchange Zugriff hat.
Vertraulichkeit & Kontrolle
- Kein AVV für die Suche nötig: Weil die Inhalte Ihr Netz nicht verlassen, verarbeitet Lookeen GmbH dafür keine Daten in Ihrem Auftrag. Datenschutz & DSGVO
- Index im eigenen Netzwerk: Lookeen Server wird on-premises installiert. Der Suchindex liegt auf Ihren eigenen Laufwerken, Lookeen GmbH hat keinen Zugriff darauf.
- Berechtigungen bleiben erhalten: Suchergebnisse werden anhand der Rechte aus Active Directory, Dateisystem und Exchange gefiltert. Niemand findet über Lookeen mehr, als er ohnehin öffnen darf.
- KI mit lokalen Modellen: Lookeen KI arbeitet mit Sprachmodellen in Ihrer eigenen Infrastruktur – Dokumente verlassen Ihr Netzwerk nicht. Die KI ist standardmäßig aus und wird nur aktiviert, wenn ein Administrator es will; Kundendaten werden nie zum Training verwendet. Mehr erfahren
- Ganz ohne externe Verbindung: Für Einzelplätze gibt es auf Anfrage Lookeen Desktop (On-Prem) – eine Variante, die keinerlei Daten nach außen sendet.
Die passende Lösung
Lookeen Desktop
Für Einzelanwälte und kleine Kanzleien: Installation in wenigen Minuten, Suche über das eigene Postfach, PST-Archive und Netzlaufwerke.
Lookeen Server
Für Kanzleien mit mehreren Standorten oder Teams: ein zentraler Index für Exchange, Microsoft 365, PST-Archive und Dateiablagen, Anmeldung per Active Directory.