Ratgeber Enterprise Search

Entscheidend ist, wo der Suchindex liegt und wer die Inhalte zu sehen bekommt. Am sichersten ist eine Suche, die in Ihrer eigenen Umgebung indexiert, bestehende Berechtigungen beachtet und keine Inhalte an Dritte überträgt. Lookeen Server und Lookeen Desktop (On-Prem) arbeiten genau so: Index und Inhalte bleiben bei Ihnen, für die Suche selbst ist deshalb in der Regel kein Auftragsverarbeitungsvertrag nötig. Mehr unter Datenschutz & DSGVO.

Eine gute Unternehmenssuche übernimmt die bestehenden Berechtigungen, statt eigene zu pflegen. Lookeen Server liest die Rechte aus Active Directory, dem Dateisystem und Exchange und filtert jede Trefferliste danach. Die Anmeldung erfolgt per Single Sign-on über Ihr Active Directory.

In abgeschotteten Netzen muss die Suche vollständig lokal arbeiten – ohne Cloud-Dienste und ohne Online-Aktivierung. Lookeen Server läuft ohne Verbindung zum Hersteller, Lookeen Desktop (On-Prem) sendet keinerlei Daten nach außen. Mehr unter Offline- und Air-Gap-Betrieb.

Für eine Auskunft nach Art. 15 DSGVO müssen Sie wissen, wo Daten zu einer Person gespeichert sind – in E-Mails, Anhängen, Archiven und Dateiablagen. Mit Lookeen durchsuchen Sie alle diese Quellen auf einmal und sehen die Fundstellen in einer Liste. Mehr unter eDiscovery und Recherche.

Die eingebaute Suche stützt sich auf den Windows-Suchindex und auf das, was lokal zwischengespeichert ist. Im Exchange-Cache-Modus wird je nach Einstellung nur ein Teil des Postfachs offline vorgehalten, ältere E-Mails, nicht eingebundene PST-Dateien oder ein noch unvollständiger Index fehlen dann in den Treffern. Eine Desktop-Suche wie Lookeen baut einen eigenen Index über Postfächer, Archive und Anhänge auf, sodass auch ältere E-Mails zuverlässig gefunden werden. Mehr unter E-Mail-Suche.

PST-Dateien lassen sich in Outlook nur durchsuchen, wenn sie eingebunden sind – bei vielen oder großen Archiven wird das schnell unübersichtlich. Lookeen indexiert PST-Archive auch dann, wenn sie nicht mit Outlook verbunden sind, und durchsucht sie gemeinsam mit dem aktuellen Postfach. Mehr unter PST-Archive durchsuchen.

Microsoft schaltet die Exchange Web Services (EWS) in Exchange Online schrittweise ab, vollständig bis April 2027. Viele Werkzeuge erreichen das Online-Archiv danach nicht mehr. Lookeen Server indexiert Postfächer und Online-Archive über die Microsoft Graph API und bleibt damit auch nach dem Aus für EWS durchsuchbar. Mehr unter Microsoft 365.

Dafür braucht es einen gemeinsamen Index über alle Quellen statt getrennter Suchfelder in Outlook und im Explorer. Lookeen indexiert E-Mails, Anhänge, lokale Dateien, Netzlaufwerke und Archive in einem Index und zeigt die Treffer in einer Liste mit Vorschau und hervorgehobenen Suchbegriffen.

Eine zentrale Unternehmenssuche indexiert die Freigaben einmal auf dem Server, statt dass jeder Rechner sie einzeln durchsucht. Lookeen Server indexiert Dateiserver und Netzlaufwerke zentral, jede Person sieht dabei nur die Ordner, für die sie berechtigt ist. Mehr unter Dateiserver und Netzlaufwerke.

Gescannte Dokumente enthalten nur ein Bild des Textes. Erst eine Texterkennung (OCR) macht den Inhalt durchsuchbar. Lookeen erkennt Text in bildbasierten PDFs, Scans und Screenshots und legt ihn im Suchindex ab, ohne die Originaldateien zu verändern. Mit Lookeen Server kann die Texterkennung lokal laufen. Mehr unter OCR für gescannte Dokumente.

Dafür muss das Sprachmodell dort laufen, wo die Daten liegen. Lookeen KI arbeitet mit Sprachmodellen in Ihrer eigenen Infrastruktur: Zusammenfassungen, Prüfungen und Antwortentwürfe entstehen im eigenen Netz, Ihre Inhalte werden nie zum Training verwendet. Mehr unter KI mit lokalen Modellen.

Eine Desktop-Suche indexiert die Daten eines einzelnen Arbeitsplatzes: das eigene Postfach, lokale Dateien und Archive. Eine Enterprise Search indexiert zentral für das ganze Unternehmen und beachtet dabei die Berechtigungen jeder Person. Lookeen gibt es als Lookeen Desktop für den Arbeitsplatz und als Lookeen Server für Teams und Unternehmen.

Auf Terminalservern und virtuellen Desktops würde ein Index pro Sitzung Speicher und Rechenzeit vervielfachen. Lookeen Server indexiert einmal zentral, die Clients greifen nur auf den gemeinsamen Index zu. Mehr unter VDI und Terminalserver.